Rechtsanwaltsfachangestellte / Office Manager (m/w/d)
Der richtige Moment ist jetzt gekommen, um Deine Karriere voranzutreiben!
Bei People Search – Executive Search & Finding Personality, Deiner Personalberatung für Assistenz und Back Office, unterstützen wir Dich mit Leidenschaft dabei, Deine beruflichen Ziele zu erreichen.
Unser Ziel ist es, dass Du Dich bei Deinem neuen Arbeitgeber rundum wohlfühlst. Denn erfolgreiche Vermittlungen über People Search sind kein Zufall!
Und das Besondere: wir kennen Stellen, die Du auf keinem Jobportal findest
Unser Mandant ist eine international ausgerichtete Boutique-Wirtschaftskanzlei in Hamburg mit einem anspruchsvollen wirtschaftsrechtlichen Mandatsumfeld.
Rechtsanwaltsfachangestellte / Office Manager (m/w/d)
Du bist ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte, liebst Deinen Beruf, möchtest Dich aber nicht ausschließlich mit Akten, Fristen und Schriftsätzen beschäftigen? Für die Unterstützung der Partner und Rechtsanwälte suchen wir eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Weitblick und einem hohen Maß an Eigenverantwortung überzeugt.
Die Kanzlei möchte ihren Office-Bereich weiterentwickeln und organisatorisch klarer aufstellen. Hierfür suchen wir eine zentrale Ansprechperson, die neben der klassischen ReFa-Tätigkeit auch Verantwortung für interne Abläufe und organisatorische Themen übernimmt.
Das Besondere: die Position verbindet zu gleichen Teilen die juristische Assistenz mit dem Office Management.
Du arbeitest in einem kleinen, international geprägten Team mit zwei Partnern, mehreren Associates und Anwaltsassistentinnen zusammen.
Nach einer fundierten Einarbeitung übernimmst Du eigenständig eine vielseitige Kombination aus Kanzleiassistenz und Office Management.
Kanzleiassistenz (ca. 50 %)
- Du übernimmst die Fristenkontrolle, Terminüberwachung und das Wiedervorlagenmanagement.
- Du kümmerst Dich um die digitale Aktenführung sowie die Verwaltung von Mandatsunterlagen.
- Du erstellst und bearbeitest Korrespondenz und Schriftsätze und kommunizierst mit Mandanten sowie weiteren externen Ansprechpartnern.
- Du unterstützt die Partner und Rechtsanwälte bei den organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
Office Management (ca. 50 %)
- Du bist die zentrale Ansprechperson für die Anwälte bei organisatorischen und administrativen Fragen.
- Du koordinierst interne Büroabläufe, übernimmst die Vertragsverwaltung und unterstützt bei der Personalorganisation.
- Du fungierst als Schnittstelle zu externen Dienstleistern und bist erste Ansprechperson für IT-Themen.
- Du begleitest die Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Prozesse, insbesondere die KI-gestützte Optimierung des Rechnungswesens.
- Du unterstützt die beiden Anwaltsassistentinnen fachlich und sorgst gemeinsam mit ihnen für einen reibungslosen Kanzleialltag.
- Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Kanzleiumfeld mit.
- Du bist mit den klassischen ReFa-Aufgaben bestens vertraut und möchtest Deinen Verantwortungsbereich um organisatorische Themen erweitern.
- Du arbeitest selbstständig, strukturiert und vorausschauend und behältst auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick.
- Du hast Freude daran, bestehende Abläufe zu hinterfragen, eigene Ideen einzubringen und Prozesse weiterzuentwickeln.
- Du bringst gute Englischkenntnisse mit und fühlst Dich in einem internationalen Arbeitsumfeld wohl. Dein Englisch muss nicht perfekt sein, sollte aber eine sichere Kommunikation im Berufsalltag ermöglichen.
- Du überzeugst durch Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein verbindliches Auftreten.
- Du schätzt ein kleines Team, kurze Entscheidungswege und eine langfristige berufliche Perspektive.
- Eine attraktive Vergütung entsprechend Deiner Qualifikation und Erfahrung (maximal 60T Jahresgehalt)
- Möglich sind bis zu vier Wochen Workation am weiteren Kanzleistandort auf Mallorca
- Mindestens zwei Tage Homeoffice pro Woche
- Eine Vollzeitposition mit der Möglichkeit einer 38-Stunden-Woche
- Ein hundefreundliches Büro – Dein Vierbeiner darf Dich begleiten
- Ein internationales Arbeitsumfeld mit direkter Zusammenarbeit mit den Partnern
- Eine vielseitige Position mit eigenem Verantwortungsbereich und Gestaltungsmöglichkeiten
- Kurze Entscheidungswege und ein kleines, kollegiales Team
- Eine strukturierte Einarbeitung für einen gelungenen Start